電子契約サービス | 新日鉄ソリューションズ

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電子契約とは

◆ 電子契約とは

これまで、「押印された紙文書」を交換することで行われてきた企業間の様々な契約を、「電子署名の付加された電子文書」をネット上で交換することで代替できるようになりました。これが電子契約です。

◆ 書面による契約と電子契約の違い

従来行われてきた「書面による契約」と「電子契約」には以下のような違いがあります。

	書面による契約	電子契約
契約媒体	紙	電子データ
契約成立の証拠	押印・署名	電子署名・タイムスタンプ
受渡し方法	郵送または持参	インターネット経由
保管	書棚保管	サーバ内で電子データのまま保管

書面による契約の例

電子契約の例

◆ 電子契約普及の背景

近年、電子契約の普及が促進された背景には、「印紙税削減、ペーパレスによる業務効率向上、コンプライアンス強化」といった強い企業ニーズに加え、電子契約の安全性・安定性を担保する法的環境と技術基盤がここ10年余りで急速に整備されたことがあります。

◆ 法的環境の整備

2001年の「e-JAPAN戦略」「IT基本法」の制定以降、「電子署名法（2001年4月施行）」、「IT書面一括法（2001年4月施行）」、「e-文書法（2005年4月施行）」、「電子帳簿保存法（2005年4月施行）」等、様々な電子契約関連法規が整備されています。
（法令の詳細は「関係法令リンク」をご参照ください）

◆ 技術基盤の整備

電子署名、署名検証、電子証明書、タイムスタンプなど電子契約を支える様々な技術が規格化、標準化されています。さらに、電子署名法、電子帳簿保存法等の法的環境の整備を背景に、多数の企業が電子証明書、タイムスタンプのサービスを開始しており、利用者の選択肢も増えています。

電子契約導入の3つのメリット

コスト削減

◆ 印紙税負担の削減

契約文書の電子化により、課税文書への印紙税貼付は不要になります。 今まで当然必要なコストとして削減対象とは考えられていなかった印紙税負担を、削減対象とすることにより、極めて大きなコスト削減効果が期待できます。

特に、課税文書を多用する次のような業種では、電子契約導入による印紙税負担の削減効果は非常に大きいと考えられ、なかでも、親子会社間、系列企業間取引など、同一企業間で繰り返し課税文書を利用した取引を行う場合、一層大きなメリットがあると考えられます。

• 請負に関する契約書の多い業種
  建設/運送/通信/情報通信/流通/製造/電力・ガス
• 不動産譲渡、賃借に関する契約書が多い業種
  ディベロッパー/不動産業

• 印紙税削減の事例紹介
• 電子契約と印紙税に関する法令・法解釈

◆ 郵送費・交通費の削減

作成した契約書のやりとりには、郵送費・交通費などのデリバリーコストがかかります。
電子契約の導入により、契約書はインターネット経由で交換されるため、デリバリーコストがほとんど必要なくなる上、デリバリーに必要な時間も、ファイルのアップロード・ダウンロードにかかる時間だけになります。

◆ 紙保管スペースの削減

見積書、契約書、領収書など契約に関する文書は契約成立の証拠として、また税法など各種法令により、長期にわたる保管を求められます。
電子契約の導入により、電子データでの保管が可能になり、紙保管スペースの大幅な削減が可能になる上、簡単に検索・閲覧できるようになります。

業務効率の向上

◆ ペーパレスによる手間の削減

契約に関する業務は、購買/販売システムなどコンピュータの活用により、大幅に効率化されてきました。 しかし、見積書・契約書・領収書など最終的に契約先と取り交わす文書が紙文書のままであったため、文書の印刷・捺印・印紙添付・郵送・持参など紙を取り扱う作業に、従来通りの大きな手間とコストがかかっていました。
電子契約の導入により、契約文書が印刷する必要のない電子ファイルとなるため、このような紙を取り扱う手間は大幅に削減できます。 さらに、既存の購買システムとNsxpresII電子契約サービスを連携することにより、発注業務の大幅な自動化とスピードアップが期待できます。

◆ 契約書の検索・閲覧・保管

NsxpresII電子契約サービスを利用して締結された契約書、契約関連文書類は、インターネット上で、契約日付、契約書の種類、取引先といった検索条件を指定することで、簡単に検索・閲覧することができます。インターネットを利用した遠隔地からの検索や、迅速性が求められる監査対応などに大きな効果を発揮します。

• 契約関連文書の保管・検索・閲覧・出力および監査対応業務

コンプライアンスの強化

◆ 契約書管理の徹底

NsxpresII電子契約サービスの利用にあたり、契約に関する内部統制をサービスに組み込むことにより、コンプライアンスの強化を実現できます。
例えば、システムインテグレータがソフトウェア開発請負契約を締結する時に、開発体制図やスケジュール表などの登録文書を必須とし、チェック機能を組み込むことにより、ヌケ・モレのない契約締結が可能になります。また、契約書の自動更新のタイミングで、契約書の主管部門に更新確認メールを自動配信し、不要な契約書が自動的に更新されることを防止している事例もあります。

◆ 契約書の進捗管理

NsxpresII電子契約サービスでは、複数の文書をまとめて「案件」として管理することができます。
この機能をカスタマイズすることで、様々な契約文書に関する進捗状況を簡単に確認できるようになります。例えば、「案件」毎に、登録されるべき見積書・注文書・注文請書・納品書・検収書・請求書について、いつ登録されたのか、登録されていない文書は何かを一画面で表示して確認することが可能になります。
建設業やシステムインテグレータなどでニーズの多い「ひとつのプロジェクトで複数の請負作業を発注し、その進捗を管理する業務」への対応に最適です。

• 契約書進捗管理の事例

◆ 監査対応

NsxpresII電子契約サービスを利用して取り交わされ、保管された契約関連文書は、「日付、金額、文書名」などの検索属性を利用して、迅速・確実に検索・閲覧・出力できます。即応性、正確性が求められる税務調査、会計監査対応に活用できます。

◆ 契約書の紛失、劣化、毀損リスクの低減

契約書・契約関連文書は税法・会社法など様々な法令で長期保管が求められています。しかし、書面文書には常に災害・盗難・風化などによる紛失、劣化、毀損リスクが伴います。NsxpresII電子契約サービスを利用した場合、契約書、契約関連文書が電子化されることによりバックアップが容易になります。さらにバックアップを多重化し、徹底的にセキュリティに配慮した弊社データセンタで保管することにより、これらのリスクを大幅に低減できます。