CONTRACTHUB電子契約サービス

電子契約導入のための20のヒント

その2「注文書や注文請書を電子化して本当に大丈夫か?」

 

新日鉄住金ソリューションズ株式会社
ワシントン州米国公認会計士 斎木康二

監修 宮内宏法律事務所 弁護士 宮内宏

◆ 契約書を電子化して本当に大丈夫か?

企業間で物やサービスが売買される場合、かならず「注文書と注文請書」、「見積書と注文書」、「契約書」(ここからは、「注文書と注文請書」や「見積書と注文書」のセットも「契約書」に含めて表記します)などがを取り交わされています。
電子契約を導入するとこの「契約書」が書面から電子ファイルに置きかわるわけですが、本当にかえてしまって大丈夫なのでしょうか?何か問題はないのでしょうか?

契約書っていろいろな使われ方をしているわよね。本当に電子化して大丈夫かしら?

この問題を考えるにあたって、まず普段なぜ「契約書」を作成しているのかその目的を考えてみましょう。皆さんもまずは考えてみてください。大きく言って3つの目的があるようです。

契約書作成の3つの目的

  1. 情報伝達手段として

内容が複雑で、正確性が求められる企業間の取引では、口頭連絡では間違えてしまうことが予想されるので、多くの場合情報伝達の手段として「契約書」を作成します。

  2. 民事裁判の証拠として

「そんな約束していない」「条件が違う」など、争いが生じた場合に備え、民事裁判を争う証拠として契約書を作成します。この場合、押印や署名の有無は非常におおきな意味を持ちます。

  3. 税法など各種法令対応のため

税法をはじめとする様々な法令が書面(紙)の契約書の作成や保管を規定しているために、「契約書」の作成・保管が必須になることが多々あります。

では契約書の作成の目的を理解したところで、本題にもどって「『契約書』を書面(紙)から電子ファイルにかえてしまって本当に大丈夫か?」という質問に対して、契約書作成の3つの目的の視点から検討していきましょう。

課税文書は紙の文書だけで、電子文書は含まれないから、印紙税は不要なんだ。
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