CONTRACTHUB電子契約サービス

電子契約導入のための20のヒント

その6「取引先に参加してもらうには、どう説明すればいい?」

 

新日鉄住金ソリューションズ株式会社
ワシントン州米国公認会計士 斎木康二

◆ 取引先から電子契約参加の同意を得る方法

電子契約の導入を担当する方の最も大きな悩みの一つに、「取引先にどうやって参加してもらうか?」「取引先にどう説明すれば納得してもらえるか?」ということがあります。電子契約の導入を主導する「サービスオーナー企業」にとって、どんなに導入メリットが大きくても、取引先の同意がなければ、電子契約を導入することはできません。「取引先から電子契約参加の同意を得る方法」、今回はこの問題に取り組んでみましょう。

取引先の了解を得ることが電子契約を導入するための一番大切な課題なんだ。

◆ 取引先のメリット

まず、電子契約導入による取引先のメリットを考えてみます。

  印紙税削減

例えば貴社が取引先に請負業務を発注していれば、取引先はその金額に応じて印紙を注文請書にはっているはずです。電子契約を利用すれば印紙税負担はなくなりますから、印紙税負担額がそのまま取引先のメリットになります。特に貴社からの発注金額が大きい取引先は、印紙税削減だけで、十分な導入効果をあげることができます。

  郵送料削減

電子契約を利用すれば、もちろん郵送料、封筒代、プリント代なども不要になります。

  受発注処理の業務削減・スピードアップ

意外にメリット大きいのが、ペーパレスによる事務処理効率の向上です。紙で注文書・注文請書のやりとりを行う場合、取引先は受け取った紙の注文書のデータの販売システム入力、注文書保管、請書作成、押印、印紙貼付、返送、コピー、7年間保管などすべて手作業が必要になります。また、手作業にともなうミスが多いことも問題です。電子契約の場合、すべてPC上の作業のため、様々な自動化、自動チェックが可能となり、大幅な省力化、ミスの防止を実現できます。
弊社電子契約サービスの導入事例では、ペーパレス化による事務処理効率化効果が、実は印紙税削減効果を上回る場合が多くあります。

取引先にとってのメリットもずいぶん大きいのね。この事をどうやってわかってもらうかが大切ね。
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