CONTRACTHUB電子契約サービス

電子契約導入のための20のヒント

その12「電子契約による購買プロセスの見える化」

 

新日鉄住金ソリューションズ株式会社
ワシントン州米国公認会計士 斎木康二

◆ 購買プロセスの見える化

よく言われる電子契約導入目的のひとつに「購買プロセスの見える化」があります。
「購買プロセスの見える化」の実現は、「契約管理/コンプライアンス強化」や「購買強化によるコストダウン」の実現に直結する話なので、どの企業も強い関心をもっています。

今回は電子契約を導入するとどうして購買プロセスが見える化できるのか?その効果などについて考えてみます。

◆ 書面による購買業務の問題点

上場クラスの企業では通常全国に複数の支店や工場をもち、各拠点で様々な物品・サービスの購買業務を行っています。すべて本店で集中購買を行っている企業はまだまだ少なく、ほとんどの企業では本店での集中購買と各拠点での分散購買が共存しているのが実情です。
この購買業務が書面を媒体に行われる場合、購買情報が全社タイムリーに共有化されることは難しく、そこから様々な問題が生じています。

<書面契約による購買業務の問題例>
・同一商品やサービスを拠点毎に異なる価格で買っている
・まとめ買いできるはずの商品を拠点毎に小ロット、高コストで買っている
・本社で発注したが、支店での受入、検収情報がタイムリーに本社に伝わらない
・請書、納品書、検収書など証憑にヌケ・モレが生じ、本社ではなかなかチェックできない
・発注、督促、受入、検収など購買作業がまとめてできない。時間がかかる

書面による取引では、タイムリーな情報共有がむずかしい。そこからいろいろな問題が生じているんだ。
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