CONTRACTHUB電子契約サービス

電子契約導入のための20のヒント

その13「電子契約と書面契約の混在に問題はないのか?」

 

新日鉄住金ソリューションズ株式会社
ワシントン州米国公認会計士 斎木康二

◆ 電子契約と書面契約の混在

電子契約を導入する場合でも、はじめからすべての契約を電子化するわけにはいきませんから、多くのケースで当初、電子契約と書面契約が混在することになります。また、たとえ全ての契約が電子契約になったとしても、万一のシステムトラブルなどを考えると、書面契約と電子契約の混在は想定しておく必要があります。
このような場合、電子ファイルの契約書と書面の契約書が混在するかたちで保管されるわけですから、税法上の問題や、運用上の問題の有無を検討しておく必要があります。
今回はこの電子契約と書面契約の混在の問題について考えていきます。

今回は電子契約と書面契約の混在について、税法上の問題と運用上の問題の有無を考えてみましょう。

◆ 税法上の問題

まず、税法上の問題です。電子契約をおこなった場合の国税関係書類の保存方法については、電子帳簿保存法にその要件が明記されています。電子帳簿保存法への対応を念頭に、電子契約と書面契約の混在についてQA形式で検討してみましょう。

Q1.電子契約と書面契約が混在した場合、電子契約関連の書類は電子データで保管し、書面契約関連の書類は書面で保管してよいのか?

問題ありません。書面契約の書類を書面で保管できるのは当然です。また、電子契約を行った場合は電子帳簿保存法第10条の電子取引の取引データの保存方法について、一定の要件を満たせば、電子データのまま保存することが認められています。

Q2.電子帳簿保存法Q&A(国税庁)の問78の回答に、「電子取引の取引データの保存について、当該電子データをそのまま保存する方法と電子データを出力した書面を保存する方法との混在について」は、「規則性及び継続性なく保存方法が混在することは認められない」とあるが大丈夫か?

問78は、あくまで「電子取引をおこなった場合」についてのデータの保存方法について混在がみとめられないといっていまず。つまり、「電子取引をおこなった場合に、ある時は電子ファイルで保管し、ある時は書面で保管するのは、規則性及び継続性がない場合みとめられない」といっています。はじめから書面契約をおこなった文書の保管と電子取引をおこなった場合のデータ保管について言及しているわけではありません。

Q3.注文書/注文請書については電子取引を行い、電子データ保管したが、納品書、検収書、請求書は書面で交付し、書面で保管した。混在になるが問題か?

問題ありません。上記電子帳簿保存法Q&A(国税庁)の問78の回答にある「規則性、継続税」にあたるのでOKです。

Q4.ある取引先と電子契約をおこなっているが、年度の途中までは、契約書を出力して紙で保存していたが、途中から電子データのままで保存することにした。これは問題ないか

問題ありません。これも電子帳簿保存法Q&A(国税庁)の問78の回答にある「規則性、継続性」にあたるのでOKです。

こうしてみると、税法上 電子契約と書面契約を混在することはほとんど問題ないようです。実は電子帳簿保存法Q&A問78をみて「電子取引を行った場合の保存形式として電子ファイルと書面の混在禁止」を「電子契約と書面契約の混在禁止」と混同されてしまう方が多いので、念のため書いてみました。

電帳法Q&A問78の回答について、誤解する人が多いのね。この回答の正確な解釈が理解のポイントね。
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