CONTRACTHUB電子契約サービス

電子契約導入のための20のヒント

その17「スキャナ保存と電子契約」

 

新日鉄住金ソリューションズ株式会社
ワシントン州米国公認会計士 斎木康二

◆ 「3万円以上でも電子契約できるの?」の誤解

お客様に電子契約の紹介をしていると、「3万円以上の契約では、契約書を電子データで保存してはいけないのでは?」とか「電子契約をはじめる前に、税務署に申請する必要があるんですよね?」といった質問をしばしばいただきます。

3万円の制限や税務署の承認が要件となるなのは、「国税関係書類のスキャナ保存」であり、電子契約の場合どちらも必要もありません。多くの方が、「国税関係書類のスキャナ保存」と「電子取引(電子契約を含む)情報の保存」を混同してしまっているのです。

今回は、「国税関係書類のスキャナ保存」と「電子取引(電子契約を含む)情報の保存」の違いを明らかにした上で、電子契約のメリットについてお話してみたいと思います。

契約書や領収書に関するスキャナ保存の法令と電子契約の法令を混同してしまう人がとても多いんだ。

◆ 「国税関係書類のスキャナ保存」と「電子取引(電子契約を含む)情報の保存」の根拠法令

どの企業でも取引先ととりかわした注文書や注文請書、納品書、請求書など(国税関係書類といいます。)を書面で保存し、税務調査に備えていると思います。

この国税関係書類の保存については原則として紙で保存しなければならないのですが、平成17年に改正された電子帳簿保存法第4条第3項で、一定の要件を満たせば、スキャナー入力した電子データで保存することが認められました。この法令で定められたものが「国税関係書類のスキャナ保存」の要件です。

一方、注文書や注文請書、納品書、請求書などを、書面ではなくPDFなどの電子ファイルでインターネットなどを経由して電子的に取り交わした場合、すなわち電子取引(電子契約を含む)を行った場合は、同法第10条(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)に定める要件にしたがって保存する必要があります。これが「電子取引(電子契約を含む)情報保存」の要件です。

つまり、「書面」で取引文書を取り交わした場合に文書を電子データで保管する場合には、電子帳簿保存法 第4条(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存)第3項の要件に従う必要があり、「電子ファイル」で取引文書を取り交わした場合には同法第10条(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)の要件に従う必要があるのです。

同じ電子ファイルで保存する場合でも、書面で取り交わしてスキャナ保存する場合と、電子ファイルのまま取り交わした場合とでは、保存要件が違うのね。
  1. 前へ
  2. 1
  3. 2

電子契約導入のためのヒントダウンロードページへ電子契約20のヒントへのご意見・ご要望
資料請求・お問い合せお見積はこちら無償トライアル申込み
  • 電子契約/Saas
  • CONTRACTHUB@absonne
  • CONTRACTHUB@absonneライトパック
  • ユーザー様へ
  • Web Content Manager
  • Adobe Experience Manager
  • 文書管理
  • Open Text
  • EMC Documentum
  • Oracle WebCenter
  • GlobalDoc5
  • D-QUICK7
  • ワークフロー
  • Agile Works
  • X-point
  • Create!Webフロー
  • クラウド/SaaS
  • Nsxpres2 文書管理サービス
  • 原本管理サービス
  • 共有配信サービス
  • NS-BPOサービス
  • 日本語文書検査サービス ことしらべ
  • 法定電子公告向け 調査機関サービス
  • Appdynamics
  • MobileIron

  • イベント・セミナーのご案内
  • nsxpres.comオンデマンドサービスのご紹介ムービー
  • カタログダウンロード
たいせつにしますプライバシー