CONTRACTHUB電子契約サービス

電子契約導入のための20のヒント

その18「電子契約の導入で契約書管理を劇的に改善」

 

新日鉄住金ソリューションズ株式会社
ワシントン州米国公認会計士 斎木康二

◆ 契約書管理の難しさ

書面の契約書の管理はなかなか難しいものです。
「過去の契約書がなかなか見つからない」「他部門の契約情報が共有できない」などといった声をしばしば耳にします。
契約書管理が難しい原因はいくつかあるのですが、根源的な原因のひとつに媒体が紙であることがあります。実は検索の問題、管理の問題、原本性の問題など様々な問題は媒体が紙であることから生じていて、媒体が紙から電子にかわることで、一気に解決できることが多々あるのです。

今回は、まず「書面の契約書管理の問題点」を原因別に整理し、次に「電子契約導入による劇的改善」について具体的に紹介していきたいと思います。

契約書管理が難しいのは、媒体が紙だからなんだ。契約書を電子化することで多くの問題が解決できるんだ。

◆ 書面の契約書管理の問題点

書面の契約書管理の問題点を「見える化の問題」「検索の問題」「原本管理の問題」の3つに分類し、整理してみました。

(1) 見える化が難しい
書面の契約書の「見える化」、つまり「全社で共有すること」、「リアルタイムに共有すること」は紙である媒体の性質上、困難です。ですから次のような問題が生じています。

・「A社と秘密保持契約を締結したい。そのために、まず自社の他部門で過去に同様の契約を締結しているかどうか確認したいのだが・・・」(全社共有の問題)
・「全国の支店で発注した注文書をリアルタイムで共有、し、購買価格低減を実現したい。でも共有には時間がかかる」(リアルタイム共有の問題)

(2) 検索が難しい
電子ファイルでは簡単に使える全文検索や属性検索も書面の文書では使えません。また、書面で取り交わした契約の場合、交渉の経緯なども含めてDB化されることはまれです。 しかし契約書検索のニーズは大きく、例えばこのような要望が聞こえてきます。

・「損害賠償規定についてB社から『現実に発生した通常かつ直接の損害』という文言を『通常かつ予見しうる損害』に変更依頼があった。過去に自社で『通常かつ予見しうる損害』という文言とその類似の文言を使った前例があるかどうか全文検索してほしい」(全文検索、類義語検索)
・「我社の雛形契約書の有効期間条項を修正して顧客と締結した契約を全て抽出したい」 (雛形修正箇所検索)
・「前任者が5年前に締結したC社との契約の条項が雛形から修正されている。なぜ修正がなされたのか、顧客との交渉の経緯を知りたい」(交渉経緯の検索)

(3) 原本管理が難しい
民事裁判の証拠としても、税務調査でもとめられる証憑としても契約書の原本を絶対安全に管理し、かついつでも検索できるようにしておくことは重要です。ここでも紙媒体の契約書にはいろいろと問題があります。

・「お客様との契約条項の確認、修正のため、契約書原本がすぐに必要だ。でも原本は東京本社の倉庫にあって取り寄せに2日ほどかかってしまう」(原本保管場所、とりよせの問題)
・「原本は1つだけだから、災害にあって消失したら取り返しがつかないな。どこで保管すれば絶対安全なんだろう?」(原本の災害対策の問題)

電子署名とタイムスタンプのついた契約書なら、何回コピーしてもどれもが原本として扱われるのね。
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