CONTRACTHUB電子契約サービス

新日鉄住金ソリューションズ(株)における契約業務の効率化・コスト削減

新日鉄住金ソリューションズ株式会社

課 題

購買業務における業務効率化とコスト削減

  • 新日鉄住金ソリューションズはグループ会社にプログラム開発などの請負業務・準委任業務を毎月、繰り返し、多数発注している。
  • 発注は購買システムから出力した紙ベースで、注文書・注文請書などのやり取りをしており、負担が大きく、ミスもある。
  • 見積依頼書、見積書、注文書、注文請書などの紙での取り扱いコストが大きい上、多額の印紙税を支払っている。

導入システムの概要

発注業務にともなう文書(見積依頼書・見積書・注文書・注文請書・納品書・業務完了報告書・請求書など)の取引先様とのやりとりに、CONTRACTHUB(コントラクトハブ)電子契約サービスを利用。
すでに運用中の購買システムとCONTRACTHUB電子契約サービスを連携することにより、発注業務の大幅な効率化を実現した。

電子契約サービス:導入システムの概要
  • 購買システムと連動し、見積依頼・注文書を送付。
    見積書、注文請書、納品書、業務完了報告書、請求書を受領。注文書等に電子署名・タイムスタンプを付与。
  • 見積依頼、注文書を受領。見積書、注文請書、納品書、業務完了報告書、請求書を送付。
    必要文書に電子署名・タイムスタンプを付与。
    各文書の受領時に通知メールでお知らせ。
  • 契約書・契約関連文書の長期保管・検索・閲覧
  • 下請法対応:外注先の半分近くが下請法の対象となる事業者のため、下請法第3条第2項「電子情報処理組織を使用する方法」などに対応。

 

システム導入効果

電子契約サービスの導入により、年間数千万円の発注関連コストを削減

お客様のご要望に応じたシステム構築を行う新日鉄住金ソリューションズ(株)では、ソフトウェアの開発や運用に、毎月1,000件に及ぶ請負業務・準委任業務の発注を行っている。今回、グループ会社、主要取引先との契約に電子契約サービスを利用することにより、以下の導入効果を実現した。

  • 年間数千万円のコスト削減
  • ペーパレスによる業務効率化
  • 契約管理の徹底によるコンプライアンス強化

 

印紙税・郵送費等の削減で数千万円/年のコスト削減を実現

従来支払っていた数千万円/年(発注側・受注側総計)にのぼる請負契約書の印紙税が、電子契約の導入により不要となった。
さらに、注文書などを送付するための、印刷費・封入作業費・郵送費などが不要となり、数百万円/年のコスト削減を実現。

既存購買システムのUIそのままで、電子契約を実現

購買システムのバックエンド処理として、電子契約サービスを連携することで、ユーザは使いなれた購買システムのUIそのままで、スムーズに電子契約を利用。

契約業務のペーパレス化で、迅速・確実・低コストな発注業務を実現

従来、注文書印刷費、FAX代、封筒、切手、封入業務など合計で、発注作業あたり、500円程度の費用がかかっていたが、電子契約の導入により、この費用・手間が不要になった。さらに通常1〜2日かかっていた文書の郵送も、即座に到達するようになり、誤配送の心配もなくなった。また、契約書の電子保管により、オフィスの契約書類保管スペースを大幅に節減。

                  購買担当者の声

「電子化によって、各種書類は電子的に登録するだけで済み、印刷や封筒に入れて郵送する手間や郵送に要する時間が削減できた。合わせて、 郵送する前にFAXするという手間もなくなった。」
「日常の購買業務において、紙ベースで手間のかかる電子契約以外の取引先向けの業務を先に行い、簡単で負荷のかからない電子契約対応の 案件を最後にまとめて、さっと処理してその日の業務を終える購買担当者が多い」

契約管理の徹底で、コンプライアンスの強化を達成

契約に関するルールをシステムにつくり込むことにより、内部統制を強化した。
(例)

  • 開発体制図やスケジュール表など発注マストアイテムがなければ、発注できないルールにすることで、契約書のヌケ・モレを防止
  • 外注先作業開始日までに注文書が出ていない場合、購買部門に督促メールが届くことにより、下請法の遵守を徹底

 

資料請求・お問い合せお見積はこちら無償トライアル申込み
  • 電子契約/Saas
  • CONTRACTHUB@absonne
  • CONTRACTHUB@absonneライトパック
  • ユーザー様へ
  • Web Content Manager
  • Adobe Experience Manager
  • 文書管理
  • Open Text
  • EMC Documentum
  • Oracle WebCenter
  • GlobalDoc5
  • D-QUICK7
  • ワークフロー
  • Agile Works
  • X-point
  • Create!Webフロー
  • クラウド/SaaS
  • Nsxpres2 文書管理サービス
  • 原本管理サービス
  • 共有配信サービス
  • NS-BPOサービス
  • 日本語文書検査サービス ことしらべ
  • 法定電子公告向け 調査機関サービス
  • Appdynamics
  • MobileIron

  • イベント・セミナーのご案内
  • nsxpres.comオンデマンドサービスのご紹介ムービー
  • カタログダウンロード
たいせつにしますプライバシー