CONTRACTHUB電子契約サービス

適用業務

新日鉄住金ソリューションズの提供するCONTRACTHUB(コントラクトハブ)電子契約サービスは、企業間の様々な契約締結業務に適用できます。また、お客様の業務形態や既存システムにあわせて自由にオーダーメイドすることで、より高い導入効果を期待できます。

受発注業務

  • 見積書、注文書、注文請書、検収書など様々な契約関連文書の取り交わしを、CONTRACTHUB電子契約サービス上で行うことができます。
  • 登録文書に、文書作成者が電子署名・タイムスタンプを付与することで、その文書が間違いなく、本人により作成され、その後改ざんされていないことを証明し、契約文書の証拠力を担保できます。
  • 登録文書は、契約締結後も継続してCONTRACTHUB電子契約サービス内に原本として保管し、発注側・受注側双方とも、検索・閲覧・出力することができます。また、電子帳簿保存法の要件を満たすことで、電子データのままで、税務調査に対応できます。
  • 受発注業務に電子契約を導入する場合、発注側企業の既存購買システムと連携することにより、注文書・注文請書作成の自動化、電子署名の自動化、注文書配布の自動化など、高い業務効率化効果をあげている事例が多くあります。

既存購買システムと連携した受発注システム構築カスタマイズ例

受発注業務
  • 発注情報の登録
    発注先、金額、納期など発注情報をA社(発注側)担当者が、既存の購買システムに登録します。
  • 注文書の作成・登録、および電子署名・タイムスタンプの付与
    A社(発注側)担当者の指示で、以下のバッチ処理を行います。
    • 既存購買システムからの発注情報(CSV)および注文書、注文請書、検収書(PDF等)を受け取り、CONTRACTHUB電子契約サービスに登録。
    • 注文書ファイルへの電子署名・タイムスタンプ・印影の付与
  • 注文書登録の通知
    CONTRACTHUB電子契約サービスに注文書が登録されると、自動的にB社(受注側)担当者に注文書の登録を知らせる通知メールが届きます。
  • 注文書の確認
    通知メールを受け取ったB社(受注側)担当者は、記載されたURLをクリックし、CONTRACTHUB電子契約サービスにログインすることで、簡単に注文書を表示、出力、ダウンロードできます。B社(受注側)担当者は、注文内容を確認し、必要に応じて電子署名の署名検証を行います。
  • 注文請書の登録および電子署名・タイムスタンプの付与
    注文書を確認したB社(受注側)担当者は、あらかじめ登録されている注文請書に電子署名・タイムスタンプ・印影を付与します。
  • 注文請書登録の通知
    A社(発注側)担当者に、注文請書の登録を知らせる通知メールが届きます。
  • A社(発注側)担当者は注文請書の内容を確認します。

基本契約・覚書などの締結業務

  • 基本契約、各種請負契約、秘密保持契約、覚書、賃貸借契約、リース契約など、ひとつの契約書に契約の両当事者が電子署名を付与することで成立する契約を、CONTRACTHUB電子契約サービス上で、締結することができます。
  • 登録文書に契約の両当事者が電子署名・タイムスタンプを付与することで、その文書が間違いなく、本人により作成され、その後改ざんされていないことを証明し、契約文書の証拠力を担保できます。
  • 登録文書は、契約締結後も継続してCONTRACTHUB電子契約サービス内に原本として保管し、A社・B社双方とも、検索・閲覧・出力することができます。また、電子帳簿保存法の要件を満たすことで、電子データのままで税務調査に対応できます。
受発注業務
  • 契約書登録・電子署名
    A社担当者が、契約書(PDF等)をCONTRACTHUB電子契約サービスに登録し、担当者本人の電子証明書を利用して、電子署名を付与します。
  • 契約書登録の通知
    契約書がCONTRACTHUB電子契約サービスに登録されると、自動的にB社担当者に契約書の登録を知らせる通知メールが届きます。
  • 契約書の確認・電子署名
    通知メールを受け取ったB社担当者は、メールに記載されたURLをクリックし、CONTRACTHUB電子契約サービスにログインすることで、簡単に契約書を表示、出力、ダウンロードできます。B社担当者は、契約書の内容を確認し、A社担当者の電子署名を検証した上で、自身の電子署名を付与します。
  • 電子署名の通知・確認
    B社担当者が契約書に電子署名を付与すると、自動的にA社担当者に通知メールが届きます。A社担当者は、契約書を確認し、必要に応じて、B社担当者の電子署名を検証します。

契約関連文書の保管・検索・閲覧・出力および監査対応業務

  • CONTRACTHUB電子契約サービス上で取り交わされた文書については、契約締結後も、そのまま電子契約サーバ上で保管し、契約者双方が検索・閲覧・出力することができます。
  • 電子帳簿保存法など各種法令により定められた、検索・閲覧・出力など様々な要件に対応することで、電子データのまま原本として各種監査への対応が可能になります。
受発注業務
  • 「検索」 取引先、文書名、日付、金額などによるキーワード検索、日付、金額などの範囲指定検索、複数項目間でのアンド検索など、電子帳簿保存法の求める検索機能を利用可能です。
  • 「閲覧・出力」検索された文書を閲覧し、プリンターに出力できます。

各種契約の進捗管理業務

  • 建設工事やシステム開発などの現場では、ひとつのプロジェクト内で多数の工事や開発業務の契約を締結し、それぞれの契約関連文書のやりとりの進捗を管理していくことが必要になることがあります。ところが、「契約数が多い、現場が遠い、契約期間が長い」といった場合に、全ての契約関連文書の進捗をヌケ・モレなく取り交わし、その進捗を管理することは、手間のかかる業務となっています。
  • CONTRACTHUB電子契約サービスでは、「ひとつのプロジェクト内の複数契約の進捗」を一覧表示する機能をカスタマイズサービスとして提供しています。これにより、全ての契約に対し、注文書、注文請書、完了届け、検収書など必須文書の進捗を簡単に管理することができます。

プロジェクト別契約文書進捗管理カスタマイズ例

各種契約の進捗管理業務
  • 契約文書の登録・電子署名
    A社(発注側)が注文書等の契約関連文書を登録し、電子署名・タイムスタンプを付与します。
  • 契約文書の登録・電子署名
    B・C・D社(受注側)が注文請書、完了届けなど、契約関連文書を登録し、電子署名・タイムスタンプを付与します。
  • 契約の進捗管理
    A社担当者は、CONTRACTHUB電子契約サービス上の「プロジェクト別契約書進捗管理画面」を見ることで、プロジェクト内のそれぞれの契約について、注文書、注文請書、完了届け、検収書など必須文書が登録されているかいないか、を簡単に確認することができます。

(参考)電子署名、署名検証、タイムスタンプなど基本機能

  • 電子文書に電子署名、タイムスタンプを付与することで、「1. その文書が間違いなく、本人により作成されたこと」、「2. その後改ざんされていないこと」を証明でき、電子文書の証拠力を強化できます。また、署名検証をすることで、誰もが、電子署名の有効性を確認できます。
  • CONTRACTHUB電子契約サービスでは、この「電子署名・タイムスタンプ・署名検証」をスムーズに行える環境を提供しています。また、登録文書に電子署名をすると同時に、文書上に印影のイメージを付与することで、電子署名が付与されたことを分かりやすく表示するサービスもご要望により提供可能です。
契約関連文書への電子署名、検証業務
  • 電子文書の登録
    電子署名を行う電子文書をCONTRACTHUB電子契約サービスに登録します。
  • 電子署名・タイムスタンプの付与
    A社担当者は、本人の電子証明書を利用し、電子署名・タイムスタンプを登録文書に付与します。なお、この電子証明書は、お客様が自社で管理していただいていますが、電子契約サービス上にお預かりすることも可能です。
  • 電子文書に印影を付与
    登録文書に電子署名をすると同時に、文書上に会社名、氏名、日付などをしるした印影のイメージを付与できます。
  • 登録の通知
    A社担当者が電子文書を登録し、電子署名・タイムスタンプを付与すると、自動的にB社担当者に通知メールが届きます。
  • 署名検証
    B社担当者は、登録文書の内容を確認し、必要に応じて署名検証を行います。
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