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Open Textトップイメージ

OpenTextとは

オフィス文書、紙書類、ログなどの記録情報、お客様との取引文書など、様々な形式の情報が散在するビジネス現場。部門やシステム毎に分断した管理によって、必要な時に書類が見つからない、最新版が不明、業務の遅延等が発生し、ビジネスプロセスに活かせる情報コンテンツ基盤の構築が望まれています。

OpenText ソリューションを利用することで、ビジネスプロセスと様々なコンテンツを融合し、組織内で個人とチームの生産性を向上させるとともに、コンプライアンス要件に合致した情報・文書保管を実現します。紙の電子化を含め、多様な形式のコンテンツを統合リポジトリに格納するとともに、コンテンツのライフサイクル管理を促進。また、この基盤を活用し、社内のみならず、社外とのセキュアな情報共有とコラボレーション環境を構築可能です。

 

OpenText ECMの特長と機能

特長

  • 文書の取り込みから廃棄までの文書のライフサイクルを管理
  • 統合的な情報基盤による検索の容易性を実現
  • 情報の一元化により、不確実かつ不整合なコンテンツ管理から脱却
  • 承認プロセスを記録することで、情報の正当性を向上
  • 文書のステータスからアクセス状況まで把握し、トレーサビリティを確保
  • 長期保管や保存義務への対応により、コンプライアンスを確保

主な機能

◆ 文書管理:文書・コンテンツを整理・共有

あらゆるファイル形式のあらゆる種類の電子文書を管理します。電子文書はフォルダ階層で整理され、作業方法により分けられた3種類のワークスペース(Enterprise Workspace、Project Workspace、Personal Workspace)内で管理されます。

◆ ワークフロー:変更要求、レビュー、承認のプロセスを自動化

グラフィカルなWorkflow Designerツールにより、文書の変更要求やレビュー、承認処理など文書管理プロセスを自動化し、各プロセスを的確かつ確実に実行します。独自の要件または規制として課せられている要件に従い、プロセスを設計することができます。

◆ 検索:簡易的な検索や詳細な検索によって、文書を検索

フォルダ内またはリポジトリ全体にわたって全文検索や自然言語による検索機能がサポートされています。検索結果ページでは、検索ランキング、自動的な要約表示、結果から導きだされたテーマカテゴリ、強調表示、類似検索を提供します。ユーザーは、クエリ、結果のスナップショットおよび複数の検索フォームテンプレートを保存できます。

◆ バージョン管理:文書のバージョンを制御・管理

チェックアウト、チェックイン機能を使用して、文書バージョンを管理し、複数の作成者が互いの作業を上書きしないようにします。文書のバージョン履歴すべてにアクセス可能なため、前のバージョンの内容も参照できます。また、複数の文書ファイルから構成される複合文書単位でもバージョン管理が行えます。

◆ 権限管理:文書へのアクセス権を細かく調整

文書・コンテンツ管理リポジトリ内の文書またはフォルダに対して、最大9レベルの権限を設定できます。これにより、企業ポリシーに基づいて個人およびグループに与えるアクセス権の種類を細かく調整することができます。例えば、文書を参照する権限さえないユーザー、文書を参照するだけの権限を持つユーザー、また、文書の変更や削除ができるユーザーを指定できます。

◆ 監査ログ:すべての文書に関わる実行イベントを監査

文書に対して行われるすべての実行イベントの日付、時刻、実行者を自動的に記録します。記録される実行イベントには、文書作成、名前の変更、予約または予約解除、バージョンの追加または削除、参照などが含まれます。

◆ デスクトップ連携:使い慣れた一般的なツールから直接作業

Microsoft®Word、Excelなど一般的なデスクトップ用作成ツールを使用して、リポジトリから直接文書を開き、保存することができます。Windows エクスプローラを使用して、ユーザーはデスクトップとリポジトリとの間で文書やフォルダをドラッグ&ドロップすることができます。WebDAVプロトコルもサポートしており、ユーザーはWebDAV準拠のデスクトップアプリケーションからリポジトリへ直接接続できます。

◆ 属性管理:カスタムメタデータを文書に適用

メタデータと呼ばれる付加情報を文書に関連付けます。メタデータには索引が付けられ、これを使用すると、特定の条件に基づいた文書の検索とレポートの生成が簡単にできます。カテゴリとして複数の属性をグループ化することで、任意の文書に関連付けることができます。独自の属性を追加して、属性の適合性を高め、クエリの精度を向上させることもできます。

◆ イメージング:紙書類をスキャンし、検索・分類しやすいように電子化

紙などの物理レコードを価値あるデジタル資産に変換。スキャンされた情報はカスタマイズ・メタデータと共にインデックス化と分類が施され、素早い検索と情報の紐づけが可能となります。

◆ レポーティング・通知機能

サイズの大きい文書の一覧や指定したユーザーが所有する文書の一覧、ワークフローのステータス状況など、運用上の様々なレポートを生成できます。また、文書の登録、編集、ワークフロータスクの割当などのイベントに対し、通知メールを送付することも可能です。

◆ レコードマネジメント

文書に対する保管期限を属性として定義し、期限を超えた場合には、レポート・削除処理を実行します。また、電子化されていない物理的な情報に対しても物理アイテムとして所在およびライフサイクルの管理・検索を実現します。

◆ アーカイブ・長期保管

承認された確定文書を改ざんできない形でアーカイブし、経済的なストレージにて長期保管することができます。また、属性情報を活用して最適なストレージを自動的に選択・移動することができます。

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