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京王電鉄株式会社 様

図面・文書管理システムを導入した書類の一元管理

 

京王電鉄株式会社
本社 東京都多摩市関戸1-9-1
設立 1948年(昭和23年)
資本金 590億円(2010年3月31日現在)
営業収益 1,198億円(2010年3月期)
従業員数 2,402名(2010年3月31日現在)
グループ会社 子会社42社、関連会社9社(2010年3月31日現在)

 

三世代にわたるシステム構築をNSSOLが支援

要件

不動産開発事業に関する図面・文書などの増加に対応し、書類を簡単に検索して取り出せるようにする。加えて、業務上関連性が深いグループ会社が、社外から必要な書類を容易に参照できる仕組みを求めた。

ソリューション

図面・文書管理システムを導入して多様な書類を電子的に一元管理する。
現場の担当者が、PCに備わるWebブラウザを用いて、直感的に使える高い操作性を実現し、積極的な活用を推進する。

成果

使いやすいWebインタフェースで、13万ファイルに上る図面・文書から必要なものを短時間で取り出せるシステムが構築できた。グループ会社にも、セキュリティを保って手軽に書類を参照してもらえるようになった。

  • 京王電鉄株式会社 開発企画部 管理担当課長 長谷川 和憲 氏

    京王電鉄株式会社
    開発企画部
    管理担当課長
    長谷川 和憲 氏

  • 京王電鉄株式会社 開発企画部 管理担当主任 村岡 篤志 氏

    京王電鉄株式会社
    開発企画部
    管理担当主任
    村岡 篤志 氏

  • 京王電鉄株式会社 開発企画部 管理担当 佐々木 志織 氏

    京王電鉄株式会社
    開発企画部
    管理担当
    佐々木 志織 氏

不動産開発の積極展開に伴い図面・文書の電子化を推進

京王電鉄導入事例

京王グループの中核企業として、首都圏で鉄道事業を展開する京王電鉄。同社は、沿線で賃貸マンションや駅ビルといった不動産の開発事業を積極的に推進していることでも知られる。特に、この10年間は遊休地を積極的に再開発しており、竣工数を年々増やしているという。
竣工後の管理・運営を行う体制の中で課題になったのが、不動産や建設工事に関する図面・文書の管理である。同社の開発部門は1998年から三世代にわたって新日鉄住金ソリューションズの図面・文書管理システムを導入することで業務効率化を推進してきた。
開発企画部管理担当課長の長谷川和憲氏は「システムには約13万件のファイルが保管されています。新規に開発する土地・建物に関する図面・文書に加えて、メンテナンスなどのために既存の土地・施設に関するものもシステムで一元管理しています」と語る。

図面・文書管理システムは世代が上がるたびに進化してきた。
第一世代のシステムでは、図面・文書の保管場所を確保するスペースの節約や、施設のメンテナンスに必要な書類の迅速な検索が目標だった。古い図面も、終戦直後にまでさかのぼって電子化したという。
当時としては画期的だったのは、直感的に検索できるよう地図情報システム(GIS)と連携させたことだ。ディスプレー上の地図から物件を指定して、関連する図面・文書を取り出すことが可能になっていた。
第二世代の図面・文書管理システムは、2005年に稼働した。当時、京王電鉄が全社的にLotus Notesによる電子稟議システムを導入したことを受け、それと連携する機能を追加したのが特徴だ。
図面・文書をLotus Notesで回覧して、所定のルートで承認されると、ひとまとまりのPDFファイルに一括変換し、図面・文書管理システムへ自動的に登録する。これにより、図面・文書の承認から保管までの手続きを大幅に効率化した。
開発企画部管理担当主任の村岡篤志氏は「部署で扱う物件数が増えていたほか、竣工図書のように別のシステムで管理していた図面や、稟議書のような手続きに関する文書も電子化して管理したため、システムの役割は一段と重要になりました」と振り返る。

 

NSSOLが三度システムを構築。三世代目はOracle WCC(旧Oracle UCM)を採用

2010年10月に稼働した最新の第三世代システムでは、前世代までの機能を引き継ぐことを基本に、拡張性の確保と使い勝手の向上が目標になったという。システム開発を担当したのはやはり新日鉄住金ソリューションズだった。
村岡氏は、新日鉄住金ソリューションズに引き続き構築を依頼した理由を「当社のユーザー環境や鉄道業・不動産業におけるデータ管理を深く理解していることに加え、提案力や課題に対する解決能力の高さがポイントでした」と語る。
第三世代の最も大きな特徴は、図面・文書管理システムの中核部分を、Oracle のコンテンツ管理プラットフォームである「Oracle Universal Content Management(UCM)」へ移行したことである。
同製品では、図面・文書・Webコンテンツ・画像・映像といった多様な情報を、統合管理できる。部門レベルはもちろん、必要があれば全社 レベルのコンテンツ管理も担える拡張性を備える。
プロジェクトは2010年3月から始まった。基盤となる製品が変更され、Notesとの連携部分は作り直す必要があったが、新日鉄住金ソリューションズは、同年10月のカットオーバーまで、スムーズにプロジェクトを進めたという。
村岡氏は、新日鉄住金ソリューションズの働きぶりについて「プロジェクトの途中で、何度も難しい注文を出しましたが、いつも真摯にレスポンス良く対応してもらいました」と語る。
第三世代システムの機能は、第二世代のものを引き継いでいるが、使い勝手や性能が向上しており、現場担当者の満足度は非常に高い。
開発企画部管理担当の佐々木志織氏は「初心者も大変使いやすくなり、部内活用を進めやすくなったほか、不動産関連事業を展開するグループ会社による利用をこれまで以上に容易に推進できるようになりました」と語る。

 

目標通り使いやすさが高まりグループ会社にもシステムを展開

第二世代までのシステムでは、専用クライアントソフトを組み込んだ少数の端末をグループ会社へ展開していただけだった。
それに対して、第三世代のシステムではWebブラウザによるユーザーインタフェースを本格的に強化している。Webブラウザがあれば、セキュリティを保ってデータを取り出せるようになり、社外を含む幅広いユーザーへ活用を促せる。
編集可能なCAD(Computer Aided Design)データをシステムに登録する試みも進めている。
佐々木氏は「今後、施設のメンテナンスなどの際には、CADデータを用いることで、さらに業務の省力化を図ることができると思います」と利点を語る。
開発企画部は、図面・文書管理をこれからも高度化していく。長谷川氏は「目標通り使い勝手の良いシステムを導入できました。今後は新システムをベースに部内の業務効率を高めていきます」と語る。

京王電鉄が導入した図面・文書管理システムの概要

京王電鉄事例

 

コアテクノロジー

Oracle WebCenter Content(旧Oracle UCM)、Oarcle Database、継続支援力

システム概要

サーバー:Microsoft®Windows Server 2003×2
ミドルウエア:
Internet Information Server、Oracle Database、Oracle WebCenter Content(旧Oracle UCM)、Microsoft®SQL Server
主なアプリケーション:図面管理システム、地図情報システム、土地台帳管理システム

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