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文書管理

導入事例 1

お客様の課題とNSSOLのアプローチ

お客様の課題
  • 部門を横断的に文書情報を共有化したい。
  • 正確な情報・関連する情報をタイムリーに検索・参照可能して利用したい。

  → 漫然とした課題があるものの、どのように文書管理を推進していけばいいか分からない・・・

  文書が全社にバラバラに散在して共有ができない。そもそもほしい情報があるのかも分からない。
  • 本社、支社、工場のファイルサーバで個別に文書を作成して保管していて全社的な共有が出来ていない。例えば、同様の作業でも工場ごとに手順書やノウハウ集を作成していて、知識の共有ができていない上に無駄な作業が発生している。
  

NSSOLのアプローチ

  • コンサルタントが各現場にヒアリングを行い、全社的に共有が必要な文書種類を洗出して整理を実施。
    それらの文書を共有する上で必要な要件を検討し、それらを満たすECM製品を選定し導入しました。さらに、検索するための属性情報やフォルダ構成の設計も行い効率的な文書へのアクセスを実現しました。
  業務システム毎に文書を管理していて、各システム内からでないと検索参照できず共有できていない。
  • 顧客情報管理システム、ワークフローシステム、契約管理システム等の各業務システム内で作成された文書に関して、各システムにログインできるユーザが取出さないと共有ができない。システムが利用できないユーザは、有益な情報があることすら認識することができない。
  

NSSOLのアプローチ

  • 各業務システムと文書管理システムを連携させて文書共有する仕組みを策定。業務システム側に対して、ECM製品API利用方法やアクセス権設定の考え方をご支援して業務システム連携を実現させました。
    その結果、業務システムを利用しないユーザでも、文書管理システムから検索して有効な文書にアクセスが可能になりました。
  文書への全社統一的なアクセス権管理ができていない。
  • 各ファイルサーバに対して、人事異動や組織改編などを反映したアクセス権を確実に反映できていない。どのようにアクセス権を付与して運用するかの統一的なルールもない。
  

NSSOLのアプローチ

  • お客様のセキュリティ要件を前提として選定したECM製品での適切なアクセス権設定やフォルダ構成を設計・実装しました。
    また、人事異動や組織改編などのイベント毎のECM製品での運用を整理し、お客様にてアクセス権を適切に更新できるようにご支援いたしました。

NSSOLのソリューション

システム化構想の上流工程からNSSOL文書管理コンサルタントが参画し、お客様の課題を具体的なシステム要件に整理して、最適な製品をお客様とともに選定した。

システム設計以降の工程では、該当製品専門SEが担当し、環境構築からアプリケーション保守まで一貫して実施した。

文書管理システムの概念図

以下のような文書情報共有の全体像をNSSOLにて構想化し、文書管理基盤に関しては構築を実施しました。

構築・導入事例〜文書管理システムの概念図〜

導入事例 2

お客様の課題と背景

システム導入前のお客様の課題

部門ごとにファイルサーバや個別システムで文書を管理しており、全社で統合的に管理する基盤がない。

部門間での文書共有

  • 他部門の文書を検索できない。
  • 最新版がどれなのかがわからない。
  • システム稼働時間や言語の壁があり、海外拠点との文書共有が困難。

コンプライアンス対策

  • コンプライアンス対策も部門任せになっており、いつ情報事故が起きてもおかしくない。
  • 個別システムごとにアクセス権の設定が必要なので、手間でコストがかかる。
  • 人事異動/組織改編時の対応を即時に反映できない。

業務システム連携

  • 業務システム(マニュアル管理システム、契約書管理システムなど)ごとに文書を管理しているので、横断的な検索ができない。

 

プロジェクト開始までの背景

NSSOL参画前

お客様の課題を解決すべく、全社文書管理システムの構築を別ベンダ様と検討

→ いつまでたっても要件定義が終わらない。

【原因】

  • 対象となる業務が多岐にわたっており、何からどう整理すればよいのかわからない。
  • ユーザ部門からの要望がバラバラで、機能が複雑になり、規模が膨れ上がってしまった。
  • パッケージの機能を深く理解できている人がいないので、機能仕様が決めることができない。
NSSOL参画後
下記アプローチで無事PJを完了
  • 対象業務を整理し、いくつかの汎用的な業務テンプレートに分類
  • パッケージの標準機能で実現できる要件、カスタマイズが必要な要件を見極め、要件を精査し、システムイメージを検討

NSSOLのアプローチ

構築にあたっての課題・ポイント、課題へのアプローチ

  コンプライアンス対策
  • 社内の様々な業務に対応できる汎用性と、システムの利用方法が複雑にならないためのユーザビリティを考慮した設計、構築が必要となる。
  

課題へのアプローチ

  • Step1.
    お客様社内の様々な業務を整理し、いくつかの汎用的な業務テンプレートに分類
  • Step2.
    各業務テンプレートごとに、システムの基本仕様(アクセス権公開範囲、上長の承認要否、印刷/ダウンロードの制御など)を検討
  • Step3.
    パッケージの標準機能(アクセス権設定、ワークフロー、Brava連携など)をベースにシステムを構築標準機能で実現できない機能はカスタマイズで対応
  多言語対応
  • 英語、中国語をはじめとした言語をユーザによって切り替えることのできるユーザインタフェースが必要となる。
  

課題へのアプローチ

  • パッケージ標準機能で、ユーザごとの言語切替を実現
  24時間365日稼働
  • 時差のある海外拠点のユーザもシステムを利用できるようにするため、24時間365日のシステム稼働が必須となる。
  

課題へのアプローチ

  • APのクラスタリングやOracleRACを使用して、冗長性の高いシステム構成を実現
  • ストレージの機能を使用して、システム稼働中に整合性の保たれたバックアップ取得
  DR対策稼働

震災などの有事の際も、国内外のユーザが継続して業務を行えるDR対策が必要となる。

  

課題へのアプローチ

  • ストレージのミラーリング機能やOracleDataGuardを使用して、異なるデータセンター間でのリアルタイムな同期を行い、有事の際に切り替え可能なシステムを実現
  業務システム連携
  • 各業務システムから文書の登録や参照ができる仕組みが必要となる。
  

課題へのアプローチ

  • カスタマイズを行い、コンテンツの登録や検索をWebService経由でできるAPIを開発

文書管理システムの概念図

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