サービス業における内部統制整備

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グループ会社を含めた内部統制の整備を支える文書管理ツール

業種	サービス業
売上高	3,500億円
従業員数	1万5000名

【目的】

文書共有（グループ全体の内部統制整備に向けた文書管理）

【課題】

管理すべき文書数が数千～数万単位と膨大である、効率的な管理が必須である。
文書管理システムは、グループ会社に展開することも考え、機能を絞りつつ、きめ細かなアクセス制御が可能なものが必要。
会社が設立間もないため、システムを自前で構築するには負担が大きい

【サービス導入のきっかけ】

この企業では本社とグループ会社とで文書を共有する為に、自前で文書管理システムを構築する場合は広域ネットワークを構築する必要があった。ASPサービスであるNsxpresIIは、インターネットに接続できれば、どこからでも利用できるメリットがある。
またNsxpresIIはISO20000の認証を取得しており、利用者の習熟も容易だったところが決め手になった。

システムの概要

業務担当者（社内）や業務委託先が日々行う業務プロセスを各種の文書として記録し、それを認証・アクセス制御をかけたASPサイト上に保存。
蓄積された文書を内部監査チームが監査資料として利用し、監査調書や監査報告書を作成する。

導入後の効果

試験利用を初めて1ヶ月後には本社およびグループ会社へ利用方法のレクチャー実施、さらにその1ヶ月後にはグループ全体における本格活用を開始した。
時間的・費用的コストカットを大幅に実現でき、かつサービスの汎用性を確かめられたことから、他部署での文書管理においてもNsxpresIIの導入を検討しはじめた。

成功への方程式

【要件】

内部統制の整備で作成する文書をグループ全体で一元管理する。関連会社も含めて文書の利用をきめ細かく制限できるセキュリティ、責任者の承認後に文書を更新するワークフロー機能などを備えるツールを求めた。

【ソリューション】

ASPサービス「NsxpresII」を採用して文書を管理する。インターネット経由で利用できるため、グループ会社間の広域ネットワークを新たに構築する必要がない。月額単位の料金で運用を開始できる。

【成果】

業務プロセスを各種文書として記録、それに認証・アクセス制御をかけて保管したり、責任者の承認を得て文書を変更したりする仕組みを短期間で実現した。システム利用者に対する教育負担も抑えている。

【今後の展望】

内部統制だけでなく、個人情報、環境活動関係、会議体議事録など、蓄積性のあるドキュメントまで管理できる汎用性を活かしていきたい。

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