文書管理・図面管理や電子化データの共有配信、理想的な顧客分析を実現する新日鉄ソリューションズのドキュメント管理ソリューション。

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金融業における契約書管理

膨大な契約書の管理業務効率化と運用コストの削減を実現

業種	金融業
売上高	1兆円以上
従業員数	1万人以上

【目的】

契約書管理（膨大な契約書の管理・運用コストを削減）

【課題】

要員、保管スペースなど契約書管理コストを削減したい。
契約書の確認に生じる作業を簡素化し時間を短縮したい。
コンプライアンス対応に向けて電子データでの管理を導入したい。
セキュリティ対策として操作履歴、依頼履歴を管理したい。

【サービス導入のきっかけ】

紙と電子データが一元管理できる点に注目: 「Nsxpresを利用することで、紙と電子データが一元管理できる点に注目しました。
原本が紙であれば電子化、出庫、入庫などが全てシステム上で24時間365日依頼をかけられます。電子データであれば、インターネット環境があればいつでも好きな時に見たい画像が検索でき、閲覧、印刷、ダウンロードが可能です。
またアクセス権限の設定も可能な為、利用者に合わせて閲覧やダウンロードに制限をかけることができる点も魅力的でした。」（お客様の声より）

システムの概要

費用が発生する部分はワークフローを利用: 権限を与えられた利用者は、24時間365日何時でも契約書を検索、電子化依頼、ダウンロードができます。しかし全ての利用者が電子化や出庫依頼をかけられると費用が加算される為、費用がかかる業務依頼に関しては利用者から承認者に決裁手続きが流れるワークフロー機能を利用しております。ワークフロー機能を利用することにより、無駄な運用コストを抑えてます。

導入後の効果

業務効率化と人件費削減に成功: 既存である契約書はオンデマンド依頼により必要な時に必要な分だけ電子化、新規で発生する契約書は必要なページのみ電子化することで、利用者が24 時間365日リアルタイムで検索・閲覧が可能となりました。、従来の運用方法では都度管理している部署経由でなければ検索や閲覧ができなかった為、それと比較した場合、業務の効率化は格段に飛躍し、且つ管理部署の人員を半減できた為、大幅な人件費削減がもたらされました。

導入事例

株式会社竹中工務店様

活用事例

文書管理サービス帳票の電子交付紙文書の電子化顧客分析サービス
情報の共有配信図面管理システム