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株式会社 竹中工務店 様

設計アーカイブ(図面管理)システム

現在、「nsxpres.com」はバージョンアップし「NsxpresⅡ」としてご提供しております。
詳しくは商品紹介をご覧いただくか、フォームよりお問い合わせいただきますようお願いいたします。

システム導入コストが5分の1に、5年間で既存業務コストの40%削減を目指す。

275万枚以上の図面の電子化と管理を、システムから業務まで全てアウトソーシング
大幅なコスト削減を実現したオンデマンドBPO

高層ビルやドーム球場など、多くの著名建造物の建築に携わってきた竹中工務店は、膨大な量の設計図書を社内で保管していた。
各種図面や各種計算書、設計記 録などの設計図書は、同社の貴重な財産である。しかし、図面だけで3万件以上、合計約275万枚にも及ぶ設計図書の保管には、コストと業務負担が強いられ る。また、紙やマイクロフィルムで保管される図面を、設計業務で活用する際にも課題があった。

  • 株式会社竹中工務店 名古屋支店 設計部 設計課長 宮田 和幸 氏

    株式会社竹中工務店
    名古屋支店 設計部
    設計課長
    宮田 和幸 氏

  • 株式会社竹中工務店 大阪支店 設計部 情報担当課長 河田 康夫 氏

    株式会社竹中工務店
    大阪支店 設計部
    情報担当課長
    河田 康夫 氏

  • 株式会社竹中工務店 設計本部 情報担当 伊藤 利枝 氏

    株式会社竹中工務店
    設計本部
    情報担当
    伊藤 利枝 氏

【サービス概要】

  • ドキュメント管理システムSaaS/ASPサービス
  • 新規竣工図書の電子データ化DB登録業務代行サービス
  • 既存竣工図書のオンデマンド電子データ化およびWeb配信サービス
  • 原本トランクルーム保管サービス
株式会社竹中工務店
設立 1899年(明治32年)
資本金 500億円 ※1
売上高 8,292億円 ※2
受注高 8,811億円 ※2
経常利益 91億円 ※2
従業員数 7,960名 ※3

(以上、全て竹中工務店単体の数字)
※1:2004年3月現在  ※2:2003年12月期  ※3:2004年4月現在

課題は275万枚もの図面などを必要に応じて参照・印刷できること

ビルや商業施設の建設には、100枚を超える各種図面をはじめ、各種計算書や設計記録など膨大な設計図書が必要となる。年間300件以上もの設計施工プロ ジェクトを手がける竹中工務店では、図面だけでも年間約5万枚が新たに蓄積され、合計275万枚もの図面を含む膨大な設計図書を、全国の7本支店でそれぞ れ保管していた。

設計図書は、建物の改修時に用いられるほか、新たに建物を設計する際の参考資料としても用いるため、設計担当者が頻繁に参照する。その際、設計担当者は、必要な設計図書の手配を管理担当者に依頼している。図面は、紙の原図を撮影したマイクロフィルムで保管されており、設計担当者はそのコピーを利用する。また、計算書や設計記録も、同様にコピーして利用していたのだ。だが、1つの物件の設計図書は数百枚にも上るうえ、複数の物件の設計図書を必要とする場合も 少なくないため、コピーには手間と相当なコストが伴う。また、目的の設計図書が遠隔地で保管されている場合は、手元に届くまでに時間がかかっていた。

設計本部 情報担当 伊藤利枝氏は、「設計図書のコピー依頼は年間合計1,550件あり、管理担当者の業務負担も年間合計2,000工数以上に及び、保管 スペースの確保を加えると相当な負担でした」と説明する。設計図書は、年間5万枚のペースで今後も増加を続ける。そこで、設計図書の管理・保管に伴うコス トの削減と業務の軽減を目指し、設計図書をネットワークから随時参照・印刷できる「設計アーカイブスシステム」の構築を検討したのだ。

BPOサービスの導入で初期コストをシステム構築時に5分の1に大幅削減

竹中工務店では、プロジェクト情報、竣工写真等をデータベース化した「設計作品情報管理システム(BIRT-I web)」が全社で利用されている。また、名古屋支店では、設計図書を画像データで管理するシステムを独自に運用しており、BIRT- I webと組み合わせることで設計アーカイブスシステムを実現しようと考えていたという。

しかし、マイクロフィルム(一部は原図)で保管されている約275万枚もの図面をデータ化して、BIRT- I webのデータベースに登録しなければ、設計アーカイブスシステムは実現できない。それには、手作業でマイクロフィルムをスキャニングするしか方法はな い。大阪本店 設計部 情報担当課長 河田康夫氏は、「システムを構築するには数億円の初期コストがかかるうえ、設計図書を一度に全てデータ化するため、 初年度に数億円のランニングコストもかかります」と説明する。

また、7拠点に分散する設計図書を集約するには、470平方メートルもの保管スペースの確保と、それに伴うコスト負担も発生する。こうした問題から、「一 時は、設計アーカイブスシステムを断念しかけましたが、新日鉄住金ソリューションズのBPOソリューション、NsxpresIIによって実現することがで きました」(伊藤氏)NsxpresⅡは、図面などの文書管理システムだけではなく、保管スペースや管理に伴う業務も含めて、トータルでアウトソー シングできるBPO(Business Process Outsourcing)ソリューションサービスだ。

名古屋支店 設計部 設計課長 宮田和幸氏は、「BPOは、当社の課題が一気に解決できるソリューションとして当初より評価しましたが、社内の資産を外部 で管理することにためらいもありました。しかし、新日鉄住金ソリューションズは、BS7799と ISMSの両方のセキュリティ認証を取得しています。また、NsxpresⅡには約100社の導入実績があり、過去に1度もシステムダウンしたこと がない点も評価して導入を決めました」と説明する。

【竹中工務店「設計アーカイブス」における竣工図書管理BPO活用概要】

"オンデマンドサービス"が決め手 ランニングコストの大幅削減に成功

竹中工務店からは、最初から全ての設計図書をデータ化するのではなく、利用された順にデータ化する"オンデマンド登録サービス"でNsxpresⅡを提供した点も、高く評価されている。設計担当者の依頼に応じてマイクロフィルムをスキャニングし、データ化した設計図書をNsxpresⅡサー バーに登録。設計担当者は、ネットワークを介して設計図書を参照、印刷できる。しかも、依頼からサーバーへの登録まで、わずか1時間で完了する。データ化 された設計図書は、BIRT-I webを介して即座に参照でき、設計担当者の手元で印刷が可能だ。

伊藤氏は、「初期コストは、新規システム構築に対して5分の1に削減できました。ランニングコストは、既存業務プロセスに対して5年間累積で40%の削減 が期待できます」と効果を説明する。宮田氏も、「社内の既存システムとの連携といったカスタマイズに対応していただいたお陰で、コスト削減に加えて利便性 の向上も図れました」と評価している。

NsxpresⅡで実現された設計アーカイブスシステムによって、設計図書の利用が月間200件以上に増加している。河田氏は、「必要な設計図書が 即座に利用でき便利になったうえ、マイクロフィルムからのコピーがなくなり、コピー費用を削減することができました」と語る。

竹中工務店では、膨大な量の帳票類も社内で保管している。今後、設計アーカイブスシステムに帳票類の管理も取り込むなど、社内の全ての文書を管理する 「アーカイブスシステム」へと発展させるのが目標だ。このシステムの実現にも、ニーズに応じて柔軟にサービスを拡大、変更できるNsxpresⅡが 役立つことだろう。

USER VOICE!

このビルの設計図面管理にもnsxpres.comが使われています
最先端の技術やアイデアを意欲的に取り入れ次世代のオフィスビルを追求する実験場「東京本店新社屋」。2,200人の社員が働くこのビルの設計図面管理にもNsxpresⅡが使われている。

『アナログとデジタルの両方の保管だけではなく、図面の電子化や設計担当者への配信等の業務を、システムを含めてトータルでアウトソーシングできました。しかも、図面の電子化の伴う初期投資を、オンデマンドサービスによって大幅に抑えられました』 (設計本部情報担当 伊藤氏)

成功への方程式

要 件
社内の全ての設計図書を一元管理して、設計担当者の要望に応じて迅速に提供できる図面管理システムの実現が目標。
ソリューション
文書管理に必要なシステムと業務をトータルでアウトソーシングできるサービス「NsxpresⅡ」を提供。アナログ保管されている図面の電子化のコストを、オンデマンドサービスで大幅削減。業務スピードも格段にアップ。
成果
・システムの社内構築に対して導入コストを5分の1に削減。
・既存業務コストよりも低コストで、効果的な業務プロセスを実現。
・5年間の累積で既存業務プロセスの業務コスト40%削減を目指す。
今後の展望
NsxpresⅡで構築した「設計アーカイブスシステム」を、全社規模の文書管理システムに発展させたい。

Key to Success 2004 Winter掲載

 

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